会費入金処理の流れ・準備から印刷~入金入力まで(重要)

会費請求・入金処理基本システム

会費請求業務と入金業務がとても効率的にスムーズに行えます。再請求印刷は随時いつでも出力できます。
※入金は消込処理(入金日を入れる)だけで会計にも家別入金履歴にも反映されます。

業務フローとポイント

管理費などの請求方法は

(1)基準日をもとに請求データを生成

(2)システム導入時に差額があったら入力

(3)郵便振込取扱票の印刷(請求書発行)

(4)入金処理(入金日を入力して消込をしていく)

※必要に応じて 再請求処理→→→(3)を開くと、未入金者のみ印刷されます。

=====翌年から

(5)基準日をもとに請求データを生成

(6)前年度未入金をまとめて合算請求

(7)入金処理(入金日を入力して消込をしていく)・


となります。

・通常の振込の場合、入金日を入力することによって「入金完了」となり、自動的に会計に転記されます。
・引き落とし契約の場合、請求処理=入金処理完了となり、自動的に会計に転記されます。

システム導入時の準備(初回のみ)

まず「請求方法」を一つ以上登録してください。

「設定」→「請求方法マスタ」にて「新規」→「名称入力」→「一括作成 あり(作成のみ)」→「上書き」

例:「郵便局」が基本です。(→必須ですので必ず設定してください。)

他に「口座から引き落とし契約」等があればその会社名を登録してください。→→「自動引き落とし」は、金融会社との別途契約が必要です。

「入金に対応する勘定科目」を設定してください。(入力の2度手間をなくし、超便利です。)

あらかじめ名簿に必要な項目(住所氏名・会費項目に対する基本金額)が入力しておいてください。

名簿の該当者(集金すべき家)に「請求方法」と「請求する金額」を登録してください。※一括入力などを駆使してください。

例:墓地管理費の金額が入っている人を絞り込み、その家に「請求方法」を一括入力してください。

例:自動引き落とし契約をされている場合は、その会社名を入力

「未収金」「もらいすぎで返金すべき金」がある場合、「差額・調整費」を入力

例:「すでに5年分先払いでもらっている場合」は「差額・調整費」で「入金日と金額」を入力しておいてください。
請求データは通常通り生成しますが、入金額が上回っているので、ゆうちょ銀行の払込用紙は印刷されません。

請求処理(請求データ生成)

「基準日をもとに請求データを生成」(例;年1回 4月1日付けで全員に)

例えば4月1日付けで「請求方法が郵便局となっている人全員」に「入金日の入っていない請求明細」を作ります。

出納帳の該当会計を開き、ツールバー

通常の場合、郵便局で作成する方が無難です。(現金集金の場合もあらかじめ印刷しておき、回収時に寺務所への「入金伝票」として利用する、、、、等)

★代金回収業者と契約されている場合は「自動引き落とし契約」のデータを作成でき、業者へ納品用のCSV出力が可能となります。

随時いつでも「郵便振替取扱票」を印刷できます。(常に未入金者残高がある人だけ出力されます)ので、年度内の再請求も簡単にできます。

請求用紙の印刷(必ず家番号も印刷してください)

(1)出納帳の該当会計を選択してください。

(2)ツールバー

郵便振替取扱票などの請求書は請求残高が0円以上の人だけに発行されます。

「郵便振替取扱票」の印刷

未入金リストを開いて、その画面上で「郵便振替取扱票」(または金融機関への引き落とし依頼CSVデータ)を印刷します。

データは蓄積されますので、未入金データは合算されて印刷されます。

自動引き落とし契約の処理

金融機関への引き落とし依頼CSVデータの出力

入金入力(消込方式=入金日を入力)

ゆうちょ銀行の郵便振替用紙(控え)を見ながらの入力(推測:1件3~5秒程度)

・家番号をバーコード印刷している場合:バーコードを入力

・家番号をバーコード印刷していない場合:家番号がわかれば、0埋めで5桁を入力

持参や銀行振込の場合の入金入力

・持参の場合:家番号がわからない場合→檀家詳細情報で家番号を調べてください。
・振込の場合:事前に「振込の場合は家番号を打電してください」旨のメッセージを案内用紙に印刷しておくといいかもしれません。

※QRコード決済をご利用されたい場合、ご相談に応じます。